Координациятакже является элементом функции регулирования, обеспечивающим достижения согласования в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.
Любой вид совместной деятельности людей подразумевает отношения между ними, т.е. обмен той или иной информацией.
Коммуникация– это процесс передачи и получения информации между двумя и более людьми.
Этот процесс следует назвать связующим. Именно он позволяет людям координировать свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше организован процесс коммуникации, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна. Недооценка важности этого процесса некоторым менеджерам обычно ведет не только к убыткам фирм и компаний, но и порой к полному прекращению их деятельности на рынке.
В соответствии с выработанными целями коммуникации можно подразделить на:
- формальные, способствующие достижению целей организации и выполнению официальных распоряжений руководителей;
- неформальные, способствующие удовлетворению потребности людей в общении.
По направлению передачи информации коммуникации бывают:
- вертикальные – между людьми, стоящими на различных управленческих уровнях;
- горизонтальные – между людьми, находящимися на одном уровне управления.
Вертикальные коммуникации, в свою очередь, можно разделить на:
- нисходящие, когда информация передаются от руководителя к подчиненному:
- восходящие, когда информация передается от подчиненного к руководителю.
Также коммуникации следует подразделять на:
- внутренние – организационные и межличностные – когда обмен информацией происходит внутри отдельно взятой организации, не выходя за ее пределы;
- внешние, когда информация осознанно направляется за пределы организации (реклама, public relations и т.д.).
Для осуществления эффективной коммуникации необходимо наличие следующих элементов и процессов:
- отправитель – сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;
- кодирование – процесс предоставления информации в символической форме;
- обращение – набор символов, передаваемых отправителем;
- средства распространения информации – каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя к получателю (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т.д.);
- расшифровка – процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;
- получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;
- ответная реакция – набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;
- обратная связь – часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;
- помехи – появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений. В результате получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.
Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:
- односторонним
, когда информация передается только в одном направлении;
- двусторонним
, когда информация передается в обоих направления.
В случаях, когда канал связывает боле двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии коммуникационной сети.