Прежде всего следует подчеркнуть, что менеджеры ничего не производят, кроме управленческих решений, поэтому при оценке их деятельность судят по эффективности их труда на основе анализа использования руководителями их рабочего времени.
Учесть и проанализировать фактические затраты времени любого менеджера можно путем определения структуры его рабочего дня.
Для этого используется «фотография» и «самофотография» рабочего дня. И в том, и в другом случае фиксируются затраты времени на определенные функции менеджмента, причем либо это делается специально выделенным для этого хронометражистом, либо самим менеджером.
Составленная на основе фотографии или самофотографии рабочего дня фактическая структура сравнивается с нормативной, на основе чего делаются выводы об отклонениях от норматива и разрабатываются мероприятия по совершенствованию структуры рабочего для менеджера.
Исследование причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие.
Лишние ступени и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.
Существенный вред наносят диспропорции в численности руководящих и вспомогательных работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.
Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность управления.
Нечеткая организация выполнения принятых решений приводит к дублированию, потерям времени.
Много времени непроизводительно тратится на излишнюю отчетность.
В качестве других причин потерь рабочего времени можно указать такие, как:
- нарушения трудовой и технологической дисциплины;
- значительное количество плохо подготовленных совещаний;
- неполучение из других отделов и служб сведений в установленные сроки;
- низкое качество полученных документов и т.п.
Поэтому совершенствование организации труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и повышение производительности труда управленческих работников.
Этого можно добиться путем совершенствования оперативного управления, информационного обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха.