Правильно подготовленное и разумно проведенное совещание является эффективной формой использования коллективного разума участников совещаний. Для эффективного проведения совещания руководителю необходимо:
- заранее сообщать его участникам повестку дня;
- приглашать на совещание только тех, кто связан с обсуждаемой проблемой;
- следить за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление, а длительность совещания не должна превышать одного часа;
- говорить четко и кратко самому и требовать того же от выступающих.
В процессе проведения совещания для создания обстановки делового и заинтересованного обсуждения возникших проблем руководитель не должен:
- вести телефонные переговоры;
- просматривать или подписывать какие-либо документы;
- комментировать и оценивать выступление участников совещания;
- высказывать свою точку зрения по обсуждаемой проблеме в начале совещания;
- применять негативные формулировки, например:
1. Никогда мы этим не занимались.
2. Да это все равно не сработает.
3. Мы не можем попусту тратить свое время.
4. мы уже пытались это делать.
5. Пока мы к этому не готовы.
6. В теории это, может быть, неплохо, а вот на деле…
7. Ну, это уж слишком необычно.
8. Я где-то это слышал, что кто-то уже пытался что-то такое сделать.
9. Давайте обсудим это в другой раз.
10. Вы не понимаете истинной проблемы.
11. До таких «высот» мы еще не доросли.
12. У нас в данный момент избыток предложений.
13. Я не полагаю, я просто вижу – это работать не будет.
14. Давайте создадим комиссию, а уж она пусть разбирается.
Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы искреннего высказывания своей точки зрения участниками совещания.
Для повышения эффективности совещаний их следует проводить методом «мозговой атаки» (автор метода Алекс Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее:
- на совещании, проводимом методом «мозговой атаки», запрещается критика выступающих в любом виде;
- слово для выступления на совещании участники получают в последовательности, обратной субординации (первым выступает участник совещания, занимающий низшую ступень в управленческой иерархии);
- участники совещания сидят рядом, а не напротив друг друга;
- стимулируется генерация идей, даже самых фантастических.
Этот метод проведения совещаний применяется, когда складывается чрезвычайная, «нештатная» ситуация и нет вариантов ее решения. Благодаря этому методу создается обстановка, в которой участники совещания не боятся высказать самые дикие, фантастические идеи.
Заключение
Управление компанией имеет множество компонентов, но обязательно должно представлять единую систему, в которой функционирование отдельных элементов взаимозависимо и взаимообусловлено. Особенно много проблем в области менеджмента имеется в настоящее время в России в силу особенностей современного состояния ее переходной экономики.
Менеджмент - важнейшее понятие в рыночной экономике. Его изучают экономисты, предприниматели, финансисты, банкиры и все, кто имеет отношение к бизнесу.
Именно менеджмент, управление обеспечивает связанность, интеграцию экономических процессов в организации.
Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимум возможности из имеющихся ресурсов. Управление фирмой требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Специалистам нового времени необходимы глубокие знание по менеджменту. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важно. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда и рациональным планированием рабочего дня.