Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия ЗАО "Атомэнерго". Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик. Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами:
· документы теряются;
· документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
· тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
· создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу
· копирование документов тратиться немало средств;
· на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также:
· обеспечит слаженную работу всех подразделений;
· упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
· повысит оперативность доступа к информации.
· На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота:
· исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации;
· организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов;
· сбор и обработка экономической информации;
· оценка экономической эффективности проекта.
Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход.В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях.