Рассматривая схему производственной структуры ООО " Вентиляционные системы " приведенной на рис.1 можно отменить, что по воле руководства для организации производственного процесса произведено разделение по горизонтали и по вертикали. Это - формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом, является выполнение конкретных задач и достижение определенных целей.
Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями (других подразделений). Директор компании и руководители подразделений - вот типичная командная группа.
Второй тип формальной группы - это подразделения предприятия. Подразделения состоят из людей, вместе работающих над одним и тем же заданием. У подразделений есть общий руководитель, однако эти группы отличаются от командных тем, что имеют значительно большую самостоятельность в планировании и осуществлении своего труда.
Эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как целостную систему.
Благодаря формальной структуре организации и ее задачам одни и те же люди собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе друг друга, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.
Сочетание формального и неформального управления рассмотрим на примере бухгалтерской службы подразделения. Согласно штатному расписанию подразделение состоит из 10 человек. Средний возраст работников 35 лет. Предприятие с давно установившимися традициями, по этому в целом на предприятии неформальные связи используются в интересах официального управления.
В подразделении признано неформальное управление и сочетается с формальным:
прислушиваться к мнению сотрудников - участников неформальных отношений;
не предпринимать действий, которые могут оказать отрицательное влияние на неформальное управление;
для предотвращения слухов ускорять доступность официальной информации.
Ключом к успеху явилась способность сохранять чувство общности среди сотрудников, достигаемое с помощью неформального руководства.
Развитию неформального управления на предприятии способствовало сокращение или ограничение бюрократических приемов: директив, приказов и прочей официальной документации, но в пределах разумного.
На предприятии проводятся тематические мероприятий (вечеров отдыха, спортивных соревнований и т.п.), но не на директивном уровне, а по желанию сотрудников организации. Так коллектив предприятия принимает активное участие в проведении ежегодных городских спортивных мероприятиях, таких как: ежегодный марафон, посвященный Дню Победы, "Снежная карусель". Работники предприятия стабильно занимают призовые места.
В летний период работники предприятия выезжают семьями на базу отдыха "Росинка", расположенной на озере "Кум-Куль".
Молодые работники при поступлении на работу, закрепляются на стажировку за грамотными специалистами, проработавшие на предприятии не один год.
На предприятии хорошо развит комплекс обратных связей между руководителем и подчиненными, т.е. общение, обращение за советами, а также возможность совместного принятия решений.
Используя все эти принципы, и все больше развивая неформальное управление, в организации сложился благоприятный психологический климат, и это позволило ей более эффективно развиваться.
Неформальные отношения сложившиеся на предприятии - это явление естественное и от качество общего управления не зависит. Из неформальных связей на предприятии выросло чувство коллективизма во всей организации.
Предприятие является небольшой организацией (численность работников предприятия около 50 чел.), тем не менее, на предприятии существует не одна неформальная организация. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда.
Сотрудники образуют дружественные группы на основе своих контактов и общих интересов, и эти группы возникают из самой жизни данной организации. Сотрудники, объединенные рамками формальной организации, взаимодействуют друг с другом. Все возрастающее взаимодействие способствует возникновению у них приятельских отношений по отношению к другим членам группы. В свою очередь эти чувства образуют основу для всё большего числа разнообразных видов деятельности, многие из которых отсутствуют в описании должностных обязанностей: совместные обеды, выполнение работы за приятеля и т.д. Тогда группа начинает представлять собой нечто большее, чем простое собрание людей. Она создает традиционные способы выполнения тех или иных действий - комплекс устойчивых характеристик, которые с трудом поддаются изменению. Группа становится организацией.