1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер является руководителем аппарата управления предприятия. Он является непосредственным начальником для всех сотрудников офиса.
1.2. Приказы и распоряжения офис-менеджера по организации повседневной деятельности офиса являются обязательными для исполнения всеми его сотрудниками. Кроме того, распоряжения офис-менеджера от имени руководителя (во исполнение указаний и решений руководителя) предприятия являются обязательными для исполнения другими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
1.4. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя предприятия на основании решения аттестационной комиссии предприятия по представлению заместителя начальника службы персонала.
1.5. Офис-менеджер отвечает
1.5.1. За работу аппарата управления предприятия, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.5.2. За исполнительную и трудовую дисциплину подчинённых.
1.5.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.5.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях офиса.
1.6. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование (по специальности «менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.
В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться
1.7.1. Постановлениями, распоряжениями, приказами и др. федеральными и ведомственными руководящими документами, регламентирующими деятельность аппарата управления предприятия.
1.7.2. Нормативными актами, методическими рекомендациями, непосредственно устанавливающими порядок выполнения работ в офисе.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.7.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.7.6. Приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также других должностных лиц предприятия.
1.8. Офис-менеджер должен знать
1.8.1. Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам управления деятельностью предприятия.
1.8.2. Цели, стратегию развития и бизнес-план (программу оргразвития) предприятия.
1.8.3. Профиль, специализацию, организационную структуру предприятия, схему организационного взаимодействия аппарата управления с должностными лицами и структурными подразделениями (в т.ч. филиалами и представительствами) предприятия.
1.8.4. Менеджмент, в том числе передовой отечественный и зарубежный опыт в области офис-менеджмента.
1.8.5. Задачи офиса по обеспечению управления предприятием и деятельности руководителя предприятия, возможности офиса по решению указанных задач.
1.8.6. Порядок и правила планирования и отчётности по вопросам деятельности офиса, требования к подготовке документов.
1.8.7. Нормы времени и выработки на основные операции и процессы, а также нормы обеспечения офисного труда канцпринадлежностями, оборудованием, оргтехникой и расходными материалами к ней.
1.8.8. Правила эксплуатации средств офисной вычислительной техники, коммуникации и связи.
1.8.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.8.10. Правила и нормы охраны труда, требования производственной эргономики, санитарии и гигиены.
2. Общие должностные обязанности
2.1. Офис-менеджер обязан
2.1.1. Возглавлять работу аппарата управления предприятия и уверенно руководить им.
2.1.2. Обеспечить своевременное и качественное выполнение офисом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утверждённым порядком работы.
2.1.3. С получением дополнительных указаний и поручений руководителя предприятия организовывать их своевременное и качественное исполнение.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств офиса в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечить надёжную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчинённых, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчинёнными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчинённым предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
2.1.9. С учётом складывающейся деловой ситуации осуществлять предварительное планирование работы руководителя предприятия на предстоящий период, разрабатывать меры по её всестороннему обеспечению.