Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.
1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).
3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.
4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).
5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).
Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловымкачествам
соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них (в порядке убывания):
1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;
2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);
3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;
4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординации) и корпоративной культуры;
5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).
В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как: [19]
1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;
2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;
3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;
4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;
5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.
Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:
1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;
2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;
3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;
4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;
5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).
Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.