Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.
Информационная
функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;
б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);
в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);
г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;
д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);
е) организация приёма посетителей (ресепшнс).
В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:
а) организация эффективного документооборота офиса;
б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;
в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;
г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;
д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;
е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.
В следующей, маркетинговой
, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:
а)
участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;
б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;
в) организация внутрикорпоративных мероприятий;
г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.
Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.
Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной
функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.
1. Финансовое обеспечение.
2. Материальное обеспечение.