Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)

Рис.1.

Цель и функции офис-менеджмента

Административный функциональный блок

В составе административной

функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная

, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.

д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).

В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);