б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);
в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);
г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);
д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).
Особое место в административном блоке занимает контрольная
функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.
В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:
а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;
г) оценку состояния офисной оргтехники;
д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;
е) оценку состояния документации офиса.
Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:
а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;
б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;
в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);
г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);
д) учёт состояния работы по договорам;
е) учёт состояния офисной документации.